MS Office

MicroSoft Office je kancelářský balík aplikací, tj. především textový editor Word, tabulkový procesor Excel a nástroj na tvorbu prezentací PowerPoint. V současné době bývá na počítačích nainstalován ve verzi 2010, nejnověji 2013, občas ve starší verzi 2007. Tyto verze se od sebe významně neliší.

Určité operace jsou stejné pro všechny aplikace balíku MS Office. Proto existuje tato kategorie tipů.

Ukládání souborů

Naučme se ukládat soubory i změny v souborech klávesovou zkratkou Ctrl S (místo kliknutí na disketku). Je to rychlé a stejné pro všechny aplikace MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

Panel rychlého přístupu

Panel rychlého přístupu najdeme v levém horním rohu aplikace. Umisťujeme si tam ikony příkazů, které nejčastěji potřebujeme (disketka pro uložení souboru, šipka pro akci zpět...). Panel upravíme tak, že otevřeme seznam možností, a to šipkou na jeho pravé straně, a zatrhneme položku, kterou chceme přidat.

Nejpoužívanější klávesové zkratky

  • Ctrl C – kopírovat
  • Ctrl V – vložit
  • Ctrl S – uložit dokument
  • Ctrl N – otevřít nový dokument
  • Ctrl A – vybrat (označit) vše
  • Ctrl P – tisk dokumentu
  • Ctrl Z – akce zpět (šipka zpět)
  • F7– Rychlé spouštění kontroly pravopisu

Formát a editace

Rozumíte dobře následujícím slovům?

Formát je změna vzhledu. Obsah (písmena, čísla) se nemění, mění se jen jejich vzhled, podobně jako když se učešete. Pro změnu formátu máme na kartě Domů příkazy ve skupině Písmo a Odstavec, v Excelu ještě ve skupině Číslo.

Editace je změna datového obsahu. Nevšímáme si vzhledu, ale přepisujeme nebo opravujeme text, čísla, obrázky, ...

Klávesa Ecs

Klávesou Esc (escape = únik) můžeme zavírat mnohé nabídky a dialogy. Klávesu Esc najdeme v levém horním rohu klávesnice.

Formátovací štětec

Data jsme zvyklí kopírovat pomocí klávesových zkratek Ctrl C, Ctrl V. Pokud chceme kopírovat formát (vzhled) použijeme formátovací štětec:

  • Označíme objekt, z něhož chceme přenášet formát (písmo, odstavec, buňka v Excelu, ...)
  • Dvakrát klikneme na formátovací štětec – Domů / Schránka / Kopírovat formát. Tím nasajeme do štětce „barvu“.
  • U kurzoru myši se objeví štětec, kterým označujeme (natíráme) ty objekty, které mají mít stejný formát jako vzor.
  • Klávesou Esc (levý horní roh klávesnice) nebo kliknutím na ikonu formátovacího štětce v panelu nástrojů zrušíme režim formátovacího štětce.

Text (buňku nebo buňky v Excelu) máme označen. Co s tím?

  • Kopírovat a vložit jinam – Ctrl C, Ctrl V.
  • Vyjmout a vložit jinam – Ctrl X, Ctrl V.
  • Vymazat Del (pozor, v Excelu se vymaže jen obsah, formátování buňky zůstane).
  • Přemístit na jiné místo stažením myší – myší uchopíme označený text a přesuneme na jiné místo. Ve Wordu a PowerPointu je místo, kde bude text vložen indikováno svislou čárkou. V Excelu musíme buňku nebo oblast buněk uchopit (nejlépe) za střed horního nebo pravého okraje označené oblasti.
  • Nakopírovat na jiné místo tažením myší – postupujeme stejně jako při přemísťování myší, zároveň držíme klávesu Ctrl. V závěru nejdříve pustíme myš a pak až uvolníme klávesu Ctrl.
  • Formátovat (měnit vzhled) – nástroje na kartě Domů (písmo, odstavec, v Excelu ještě číselný formát).